Det pædagogiske personales tidsanvendelse i daginstitutionerne i Frederiksberg Kommune

Jill Mehlbye og Helle Glæsner, AKF Forlaget, 2003

Sammenfatning

Undersøgelsens formål og metoder

Der er gennemført en kortlægning af personalets tidsanvendelse i daginstitutionerne med henblik på en belysning af personales tidsanvendelse, herunder især, hvor stor en del af tiden der anvendes sammen med børnene. Der er tale om en ren beskrivende undersøgelse.

Undersøgelsen består af to spørgeskemaer, dels en årsregistreringsundersøgelse, hvor respondenterne blev bedt om at oplyse det skønnede årlige tidsforbrug på forskellige aktiviteter, dels en daglig tidsregistreringsundersøgelse, hvor respondenterne over tre dage hver især registrerede deres daglige arbejdsfunktioner, og hvor lang tid de tog.

Årsregistreringsundersøgelsen havde især til formål at fremskaffe et billede af, hvor meget tid der anvendes på de overordnede planlagte opgaver, som løber over på et år (fx større forældrearrangementer, personalemøder, udarbejdelse af virksomhedsplan m.m.). Personalet blev bedt om at oplyse tidsforbruget fra august 2001 til august 2002.

Den daglige tidsregistreringsundersøgelse, som løb over tre hverdage, havde til formål at indfange arten og karakteren af de daglige arbejdsopgaver, samt hvor lang tid disse tager. Det gælder såvel det planlagte arbejde som det ikke planlagte arbejde (fx løbende spontane samtaler med forældre).

Undersøgelsens hovedspørgsmål var:

»Hvordan anvender personalet i daginstitutionerne deres arbejdstid, herunder hvor stor en del af arbejdstiden anvendes sammen med børnene?«

I undersøgelsen er stillet følgende spørgsmål til institutionernes pædagogiske personale, dvs. ledere, souschefer, afdelingsledere, pædagoger og pædagogmedhjælpere:

· Hvor meget tid anvendes i det direkte samvær med børnene?

· Hvor meget tid anvendes til »andet arbejde«, dvs. administration, forældresamarbejde, planlægning, praktisk arbejde, møder m.m.?

· Hvordan er arbejdet med børnene struktureret?

· I hvor vid udstrækning sker der afbrydelser i arbejdet med børnene?

· Hvilke ønsker har personalet til egen anvendelse af arbejdstiden?

Resumé med de væsentligste resultater

Hvor meget tid anvendes i det direkte samvær med børnene, og hvor meget tid anvendes til »andet arbejde?«

Den daglige tidsanvendelse

Der er stor forskel på, hvor meget tid de enkelte personalegrupper anvender sammen med børnene. Lederne anvender mindst tid og pædagogmedhjælperne mest tid.

Omvendt bruger lederne mest tid på andet arbejde og pædagogmedhjælperne mindst.

Generelt på tværs af personalegrupper anvendes en stor del af tiden til andet arbejde især med interne møder i personalegruppen i institutionen.

I det daglige arbejde bruger lederne 27% af deres arbejdstid sammen med børnene. Deres øvrige tid, dvs. 73% af deres arbejdstid går især med administration, planlægning, møder, såvel eksterne som interne møder samt forældresamarbejde.

Souschefer og afdelingsledere bruger 58% af deres daglige arbejdstid sammen med børnene. Den øvrige tid, dvs. 42% af arbejdstiden går især med interne møder, administration og forældresamarbejde.

Pædagogerne bruger den overvejende del af deres arbejdstid sammen med børnene, nemlig 70% af den daglige arbejdstid. Den øvrige tid, dvs. 30% af tiden til andet arbejde går især med interne mødeaktiviteter.

Det samme gælder pædagogmedhjælperne, som bruger 75% af deres arbejdstid sammen med børnene, og den øvrige tid, dvs. 25% af tiden går især med møder med kolleger samt praktisk arbejde.

Skønnet tid anvendt til andet arbejde på årsbasis

Undersøgelsen viser, at institutionslederne i snit skønner, at de på årsbasis har anvendt 989 timer til »andet arbejde« end samvær med børnene, dvs. til administration, planlægning, møder, forældresamarbejde, uddannelsesaktiviteter samt arbejdet omkring beskrivelser og observationer af enkeltbørn med særlige problemer.

Til sammenligning viser undersøgelsen, at souschefer og afdelingsledere skønner, at de i snit har anvendt i snit 343 timer til de samme aktiviteter, mens pædagogerne og pædagogmedhjælperne skønner, at de har brugt noget mindre, nemlig 191 timer og 140 timer i snit på årsbasis.

Tallene er søgt vurderet i forhold til årsnormen for fuldtids- og deltidsstillinger. Set i forhold til en skønnet årsnorm for lederne på netto 1672 timer (ekskl. ferie og helligdage) udgør disse aktiviteter 59% af lederens tid.

Souschefer og afdelingsledere har brugt i snit 21% af deres årsnorm. Pædagogerne har brugt 12% og pædagogmedhjælperne i snit 9% af deres årsnorm på møder, planlægning, administration m.m.

Personalet har især brugt deres tid med »andet arbejde« til administration og mødevirksomhed.

Lederne har brugt i snit på årsbasis 478 timer til administration, og de har især brugt tid på budget og bogføring o.l., mens pædagogerne med et snit på 44 timer især har brugt tid på det administrative arbejde omkring modtagelsen af nye børn i institutionen.

Lederne har som den eneste personalegruppe brugt en del tid på ekstern mødevirksomhed inkl. forberedelse til møderne (i snit 100 timer på årsbasis), og denne tid er især anvendt til ledermøder med kommunen.

Personalet bruger tid på personalemøder, nemlig på et år 48 timer i snit for lederne, 36 timer i snit for souschefer og afdelingsledere, og henholdsvis 35 timer og 33 timer i snit på årsbasis blandt pædagoger og pædagogmedhjælpere.

Det er især lederne, der har anvendt tid på forældresamarbejdet i institutionerne, nemlig 104 timer, samt souschefer og afdelingsledere med 69 timer på årsbasis. Pædagoger og pædagogmedhjælpere skønner, at de har brugt henholdsvis 33 og 24 timer på årsbasis. Pædagogerne har i forældresamarbejdet især brugt tid på forældrekonsultationer og forældre-børn-arrangementer. Pædagogmedhjælperne har især brugt tid på forældre-børn-arrangementer.

Med hensyn til tid til uddannelse har lederne brugt en del tid i forhold til de øvrige personalegrupper, nemlig 84 timer, i forhold til souschefernes 38 timer, pædagogernes 22 timer og pædagogmedhjælpernes 10 timer på årsbasis.

Tid til observationer og beskrivelser af børn med særlige vanskeligheder bruges der kun lidt tid på. Lederne har brugt mest tid med 84 timer i snit på årsbasis, mens pædagogerne kun har brugt 22 timer på årsbasis.

Tidsregistreringsundersøgelserne viser, at ledernes rolle og funktioner adskiller sig markant fra de øvrige personalegrupper. Lederne har mange og meget forskelligartede opgaver, og det meste af deres tid går med at være ledere. Af samme grund er der også flere ledere, der i deres kommentarer til det udsendte spørgeskema giver udtryk for, at de føler sig meget splittet og presset af både at skulle være ledere og at skulle bruge tid på samvær med børnene.

Forskelle mellem forskellige institutionstyper

Pædagogerne i børnehaverne bruger mere tid end pædagogerne i de øvrige institutionstyper med hensyn til samvær med børnene, uddannelse og arbejdet med enkeltbørn med særlige problemer.

Der synes desuden at være en tendens til, at personalet i de selvejende institutioner har mindre mødeaktivitet og mindre administration end de kommunale institutioner.

I undersøgelsen kan der tillige tegnes et billede af forskellige ledelsesroller i forskellige typer af institutioner.

I de store integrerede institutioner ses en ledertype, som har brugt den meste af sin tid til administration og møder, og som kun arbejder lidt på stuen sammen med børnene.

Lederne af børnehaverne fremtræder som dem, der har brugt mindst tid på administration og møder og mest tid sammen med børnene set i forhold til de andre institutionsledere. Det skal dog bemærkes, at det skal ses i relation til, at flertallet af børnehaverne er forholdsvis små, hvad angår personalegruppens størrelse.

Hvordan er arbejdet med børnene struktureret, og i hvor vid udstrækning sker der afbrydelser i arbejdet med børnene?

Den daglige tidsregistreringsundersøgelse viste, at det meste af personalets tid sammen med børnene gik med fri leg, spisning m.m., dvs. 181 minutter i snit om dagen brugtes sammen med børnene på denne måde.

De voksenstyrede og mere strukturerede pædagogiske aktiviteter, brugte personalet i snit 80 minutter på dagligt, mens det praktiske arbejde på stuen sammen med børnene (afrydning, fejning på stuen m.m.) i snit tog 27 minutter dagligt.

Når det pædagogiske personale er sammen med børnene går deres opmærksomhed ikke udelt på børnene, der sker afbrydelser i form af forældre, der gerne lige vil veksle et par ord med personalet om deres børn, situationen derhjemme, hvad der skal ske i løbet af dagen i institutionen m.m., eller telefonopringninger fra eksterne samarbejdspartnere m.m.

De daglige tidsregistreringer viser, at personalet i snit pr. ansat bliver afbrudt i deres samvær med børnene 33 minutter dagligt, og oftest i form af forældrehenvendelser. Afbrydelserne sker nogenlunde lige så ofte i voksenstyrede aktiviteter som i andre former for samvær med børnene.

Hvilke ønsker har personalet til egen anvendelse af arbejdstiden?

I personalets egne vurderinger af, hvilke opgaver de henholdsvis gerne vil bruge mere eller mindre tid på, er der en tydeligt, at flertallet ønsker det interne arbejde i institutionen styrket.

De vil gerne have mere tid sammen med børnene, de vil gerne have mere tid til interne møder med arbejdskolleger, og de vil gerne have mere tid til forældresamarbejde. Desuden fremhæves det blandt pædagogerne, at de gerne ville have mere tid til observationer og beskrivelser af børn med særlige vanskeligheder samt møder med konsulenter omkring børn med særlige vanskeligheder og problemer.

Derudover ønsker personalet især mere tid til uddannelse, og i deres kommentarer til de udsendte spørgeskemaer fremhæver flere, at de ønsker mere tid til faglige diskussioner med kolleger i institutionen, og at splittelsen mellem de mange forskellig artede opgaver i institutionen går ud over arbejdet med børnene. Lederne fremhæver især et ønske om mere tid til pædagogisk ledelse.

På samme tid er der et markant ønske blandt alle om, at der kunne bruges mindre tid på administration og praktisk arbejde, som mange i deres kommentarer giver udtryk for, fylder alt for meget i hverdagen.

Særlige fokuspunkter

Undersøgelsens resultater peger i retning af, at der kunne være behov for at sætte øget fokus på følgende temaer i personalets tidsanvendelse og opgaveprioriteringer.

Uddannelse og kompetenceudvikling

Alle personalegrupper efterlyser mere tid til uddannelse, og det fremgår af deres besvarelser, at de lægger stor vægt på fagligheden og styrkelsen af fagligheden i deres arbejde. Lederen efterlyser mere tid til pædagogisk ledelse, og pædagogerne efterlyser mere tid til en faglig dialog kollegaer imellem. Set i forhold til den tid, der anvendes på årsbasis og i det daglige arbejde til uddannelsesaktiviteter især blandt pædagogerne og pædagogmedhjælperne, synes der behov for mere tid til uddannelsesaktiviteter både i form af kurser og i den daglige faglige dialog personalet imellem.

Intensitet i samværet med børnene

Der efterlyses mere tid til samvær med børnene, og især uforstyrret samvær med børnene. Afbrydelserne i form af forældre, der gerne vil snakke, og telefonopringninger virker meget distraherende. Desuden klages der over, at især det praktiske arbejde med oprydning mm. tager for meget tid fra børnene. Det vil alle gerne bruge mindre tid på. Endelig kommenterer lederne deres splittelse mellem tid til ledelsesarbejdet og tid til arbejdet med børnene. Det er ikke umiddelbart indlysende, om lederne ønsker fuld ledelsestid, eller om de ønsker mere aflastning i det administrative arbejde, så de kan være mere sammen med børnene.

Det forebyggende arbejde omkring børn med særlige vanskeligheder

Der bruges kun lidt tid på arbejdet med enkeltbørn med særlige vanskeligheder, og især pædagogerne efterlyser mere tid til dette arbejde. En af de væsentlige opgaver i daginstitutionernes arbejde er netop det forebyggende arbejde i forhold til børn, der senere kan få faglige eller/og sociale vanskeligheder i skolen.

Planlægning af institutionens arbejde

Det er især lederne, der bruger tid på den overordnede planlægning af institutionens arbejde. Souschefer og afdelingsledere bruger også noget tid på planlægning, mens pædagoger og pædagogmedhjælpere stort set ikke bruger tid på dette arbejde. Virksomhedsplaner og APV (arbejdspladsvurderinger) udarbejdes, vurderet ud fra undersøgelsens resultater omkring personalets tidsforbrug til dette arbejde, stort set alene af ledelsen. Netop fastlæggelse af institutionens overordnede profil, institutionens mål og værdier kunne være et vigtigt fælles redskab i samarbejdet i institutionen, og det kunne blive et problem, hvis ikke alle oplever et fælles ejerskab til mål og værdier for institutionen.

Det samme gælder APV-skemaerne og den efterfølgende udarbejdelse af handleplaner, hvor det fælles ejerskab kunne være vigtigt for det faglige og psykiske arbejdsmiljø i institutionen.

Ledelsesroller

Hvordan ledelsen udføres i institutionen er afgørende for, hvordan hele institutionen fungerer. Lederne mener, at de bruger for meget tid til den administrative lederrolle, og nogle kommenterer, at de har for lidt tid til de personalemæssige ledelsesfunktioner og især til de pædagogiske ledelsesfunktioner. Et behov, der styrkes af, at især pædagogerne efterlyser mere uddannelse, heri indgår også faglig sparring og gensidig supervision.